Cuando quieras mostrar datos para facilitar la comprensión de estos, los gráficos te facilitarán mucho la tarea, pero tienes que saber qué quieres mostrar antes de ponerte a crearlos sin ton ni son.

Los gráficos sirven para expresar gran cantidad de información analizada, pero si resultan demasiado complejos se pierde la atención al intentar descifrar mucha información.

Es importante hacer gráficos sencillos y destacar sólo la información relevante. No utilices muchos colores sin más en tus gráficos, usa el color sólo para destacar y mantener el foco en lo que es relevante.

Pon a tu gráfico un titular que enmarque tu mensaje, no pongas un título sin más.

Vamos a ver cómo crear un gráfico paso a paso en PowerPoint y además como modificar los datos usando Excel desde la misma presentación. Es súper sencillo y ya verás como una vez aprendas a hacerlo bien, no te llevará más que unos minutos.

Primer paso: para insertar un gráfico ve a la pestaña Insertar y después en Gráfico: Insertar gráfico.

Como ves puedes elegir un montón de tipos de gráficos en función de lo que vayas a querer mostrar, pero vamos primero a ver uno sencillo, y luego ya entraremos en detalles de para qué usar cada tipo de gráfico.

Los más habituales son:

  • Gráficos de Línea: para mostrar datos de un serie de tiempo y cómo van fluctuando con este.
  • Gráficos de columna: muestra los valores basándose en la altura de las columnas. Estos son útiles para comparar.
  • Gráfico circular: separan en piezas el total y muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Este tipo de gráfico no es el indicado para más de 4 diferentes tipos de información, ya que se vuelve difícil comparar los datos.

Vamos a seleccionar un gráfico de barras para empezar a usarlo.

Nada más insertar el gráfico se nos abre la hoja de datos asociada a este, de manera que podemos modificarlo directamente en la presentación.

Paso 2: edita los datos y mira como cambia la gráfica con esto.

Si ahora completas la Excel con los datos que quieras mostrar, verás que tu gráfico empieza a cambiar también.

Si yo por ejemplo relleno las notas del último examen:

Paso 3: cambia el formato para destacar aquel dato que quieres resaltar.

Si dejo el gráfico tal cual, se ven las diferencias que hay entre chicos y chicas y entre las notas que sacan, pero si lo que yo quisiera es hacer resaltar que la mayoría de las chicas en matemáticas sacan notable, debería hacer algo para reforzar ese dato y llevar la vista a esa columna en particular, ¿verdad?.

Bien, pues hacer esto es muy sencillo.

Con la gráfica seleccionada, ve a la pestaña Diseño en la barra de herramientas. Verás que hay un montón de diseños rápidos que puedes crear y también hay una opción para cambiar los colores. Ve a esta última y selecciona una paleta monocromática en grises.

 

Y una vez hecho esto, escoge el dato que quieras mostrar como más importante y haciendo click sobre él pulsa el botón derecho y te aparecen las opciones de relleno para que puedas elegir un color sólo para este dato en concreto:

De esta forma puedes destacar el dato en el color que más se adapte al estilo de tu presentación.

 

 

Paso 4: Pon un título descriptivo que indique lo que quieres mostrar.

Es decir, no lo llames “Notas de los alumnos de primaria en matemáticas” si lo que estás queriendo es resaltar este punto que has marcado. ¿No sería más apropiado llamarle algo como: “Los notables en matemáticas son para las chicas?” (o algo similar).

De esta forma con el propio título y el elemento destacado estás llevando la mirada al dato que consideras relevante en este gráfico.