17 Errores en PowerPoint que seguro cometes

Te has parado a pensar los errores en PowerPoint que cometemos habitualmente?

¿Cuando haces una presentación te da la sensación de que nadie te escucha y están haciendo la lista de la compra mentalmente?

¿Necesitas exponer tus ideas y no sabes qué haces mal que nadie te entiende?

Para hacer una presentación eficaz primero párate a pensar si cometes los siguientes errores.

No cuidar la ortografía

Cometer faltas de ortografía en la presentación de PowerPoint te hará perder credibilidad. Un simple error puede dar la imagen a tu audiencia de que no has cuidado lo que ofreces.

Muchas veces la cuestión no es que no conozcamos las reglas, si no que una incorporación o modificación de última hora pueden dejar un fallo al descubierto.

Lee y vuelve a leer tu presentación. Dásela a otro para que la lea, pero no dejes que se te cuele una falta de ortografía. Es uno de los errores en PowerPoint imperdonable (bueno, y en cualquier texto).

Repartir una versión en papel de tu presentación

No entregues una versión en papel de tu presentación al comenzar la charla. El público empezará a ojearla y se olvidará de ti.

Si repartes la presentación al inicio lo normal es que la gente se ponga a mirarla y no te preste atención. Si quieres repartirla o enviarla hazlo al final.

Caer en la monotonía

Necesitas dar ritmo a la presentación.

Contrasta las diapositivas para dar ritmo.

Igual que en la lectura o en la comunicación en general es necesario dar ritmo para que la gente no se aburra.

• Usa el silencio, haz pausas.
• Interactúa con tu audiencia
• Puedes insertar diapositivas con una ilustración o en blanco para hacer una pausa.

No poner un buen título

Este es uno de los errores en PowerPoint más habituales.

No prestar atención al título de la presentación.

En primer lugar, el título de la presentación puede ser determinante a la hora de que la gente asista o no a la charla, así que intenta que sea lo suficientemente motivador como para que deseen ir.

En el título se resume el propósito de tu presentación, en él se recoge la intención de la misma, así que dale la importancia que merece.

Además, va a estar en pantalla un rato mientras empiezas, quizás deberías plantearte darle la importancia que tiene, ¿no?

Consejos para preparar un buen título

• Piensa en las palabras clave de tu presentación.
• Juega con estas palabras clave en el título.
• Inténtalo formulando una pregunta.
• Piensa en el mensaje que tratas de dar para crear este título.

¿Sigues dándole vueltas a cómo ponerle un título llamativo?

No te preocupes, vamos a ver varios formatos que funcionan.

Cómo crear buenos títulos

Existen varios formatos probados y fáciles de adaptar a su tema. Esta es la forma en que los redactores profesionales escriben titulares. No empiezan desde cero. Hay montones de fórmulas para crear títulos impactantes, no tienes más que hacer una pequeña búsqueda en internet, pero lo mejor, es que tú mismo tengas tu propia colección y empieces a utilizar estos métodos con tu propia personalidad.

Además, te recomiendo que te fijes a partir de ahora en los titulares de las revistas, otras presentaciones, etc. Si tienes los ojos abiertos a este tipo de cosas verás como hay ideas por todas partes.

Hay una serie de características que debe tener un buen título:

• El título debe ser corto. (Tan corto como puedas pero que exprese lo necesario para que se entienda claro)
• El título debe ser descriptivo y conciso, es decir, debe explicar de qué va a ir la presentación y en qué nivel de profundidad. De esta manera no generarás falsas expectativas en la audiencia.

Pero además si consigues que tenga estas otras, será mucho más posible que atraigas la atención de la gente.

Promete beneficios

Intenta que lo qué vas a explicar genere un beneficio en tu audiencia.

La forma más sencilla de comenzar un título de beneficio es “Cómo….”

Promete una historia

Utiliza el storytelling en tu título y promete una historia. Las historias apelan a las emociones de las personas, son sugerentes para los sentidos.

Genera curiosidad o preocupación

Prometer beneficios o historias está muy bien, pero si además consigues generar intriga, más atracción tendrá tu presentación.

Como siempre, piensa en tu audiencia y en qué tienen interés para dar forma a este título.

La estrategia de usar algo que preocupe a tu audiencia también es muy buena, dado que las personas irán a tu presentación para comprobar que no están cometiendo grandes errores.

Usa el número 3

Veremos más adelante por qué estructurar la información de tres en tres, pero por adelantarlo, es el número perfecto de conceptos que somos capaces de retener en la memoria de trabajo, por lo que si vas a usar un número en el título de la presentación, que sea el 3.

Comenzar mal

Tienes unos pocos segundos para captar la atención de tu audiencia.

El comienzo de tu presentación tiene que ser potente para que “se queden” contigo.

Lanza una pregunta, da un dato impactante, muestra una imagen sorprendente, cuenta una historia personal, …

Abordaremos en detalle este punto en el siguiente tema, no te preocupes.

No preparar la presentación

Prepara la presentación minuciosamente y después ensáyala. No dejes nada a la improvisación.

Parece un error muy obvio, lo sé, pero es que es necesario ensayar, ensayar y volver a ensayar. La única manera de poder “improvisar” es no dejar nada a la improvisación.

Durante el curso veremos las herramientas que el propio PowerPoint nos ofrece para ensayar y verificar que lo estamos haciendo como esperamos.

Concluir con un “gracias”

La última diapositiva es una de las que quedará grabada en la memoria.

Es un tema tan importante como el comienzo, por eso le dedicaremos también un espacio especial.

Por ahora quédate con estas dos cosas:

• Tu última diapositiva es posiblemente la que más tiempo va a pasar en pantalla. No la desaproveches con un “Gracias”.
• Resume tus ideas, llama a la acción. Deja un buen sabor de boca.

Dar demasiada información

Tengamos claro para lo que sirve PowerPoint.

No es un documento de texto, esa no es su finalidad. ¿O acaso usas Word como hoja de cálculo?

El primer error que se comete en las presentaciones es intentar explicar en las diapositivas todo lo que vamos a
decir.

PowerPoint no sirve para eso, es un apoyo visual para lo que vas a decir, no es para reproducir tus palabras.

Si estás pensando en enviar después la presentación y quieres que sea autoexplicativa tienes otras opciones mejores que llenar las diapositivas de texto:

• Puedes acompañar la presentación con un documento que la explique
• o puedes grabar el audio en la presentación y que así sea entendible.

Leer la presentación

Ten en cuenta que el éxito de tu presentación en PowerPoint no depende únicamente del pase de diapositivas (que es sólo un medio).

No trates de hacer una presentación que te sirva de chuleta para no olvidar lo que tienes que decir.

Si necesitas apoyo para recordar las ideas, usa las notas y la vista del moderador, que están exactamente para eso, pero no sobrecargues tus diapositivas.

Si se trata de leer las diapositivas, no hace falta que vayas tú, ¿para qué? Si lo que quieres es enviar la presentación, estamos hablando de otra cosa y puedes apoyar esta presentación con un documento o incluso incluir la narración de esta.

Pero repito: el PowerPoint no es un documento de texto ni un teleprompter para ir leyendo.

Bullets y niveles

Crear diapositivas parecidas a la lista de la compra… lo hacemos continuamente.

Listas y listas interminables que no aportan ningún valor. Sólo un montón de texto en la pantalla.

¿Cuántas presentaciones recuerdas sin la presencia de viñetas? Pocas, seguramente, por no decir ninguna.

Si abusas de las listas corres el riesgo de que:

• Abuses del texto, y tus diapositivas se conviertan justo en lo que no quieres: un documento.
• Las acabes leyendo porque has puesto todo el contenido en la presentación.
• No se acaben de ver bien porque hay demasiados niveles.
• Aburras a cualquiera con tanto texto.
• Nadie te preste atención porque estén leyendo el texto en la pantalla.

Como ves, usar listas de viñetas son todo beneficios para hacer una presentación, ¿verdad?

Evita hacer listas interminables, y si has de hacer alguna, que la lista no sea mayor de tres en una misma diapositiva.

Alternativas a los bullets points

Tipografías sin control

Actualmente hay tantas tipografías, que es mucho más sencillo equivocarse.

No pretendas usarlas todas, ni usar esas tipografías tan bonitas que sirven para hacer camisetas pero que no se pueden leer correctamente en una presentación.

Hay montones de herramientas para ayudarte en busca de la tipografía, pero lo dicho, que prime la sencillez.

Es suficiente con usar un par de tipografías: una para los títulos y otra para el resto del texto.

Evita hacer los siguiente con las tipografías:

• Usar varios tipos de letra en la misma diapositiva o presentación (como máximo, dos tipos de letra).
• Elegir un tamaño de letra demasiado pequeño. Si la última fila de tu auditorio no puede leer tus diapositivas, has fallado estrepitosamente.
• Escribir todo en mayúscula, negrita, subrayado o cursiva. Si todo es importante, nada es importante.
• Utilizar una letra demasiado pequeña. Usa un mínimo de 28porque si no es posible que no sea legible por los asistentes.
• No cambies los colores de las fuentes sin criterio. Usa el contraste para resaltar aquello en lo quieras aumentar la atención.
• Confundir el texto con el fondo. A veces los fondos son tan llamativos que el texto que se escribe sobre el mismo se convierte en prácticamente ilegible.

Colores de feria

Está claro que tenemos muchísimas posibilidades en cuanto a usar colores en nuestra presentación, pero eso no quiere decir que tengamos que usarlos todos.

Exactamente igual que con las tipografías, no improvises ni te pases, escoge un par de colores y si quieres alguna tonalidad de uno de ellos, pero no pongas un montón de colorines convirtiendo tu presentación en una auténtica feria.

Recuerda que es esencial que el texto pueda contrastar sobre el fondo o será imposible leer nada, así que escoge tus colores teniendo en cuenta el contraste.

No hagas esto:

• Usar más de tres colores en la misma diapositiva.
• O usar más de tres colores en toda la presentación
• Elegir fondos demasiado llamativos que entorpecen la lectura.
• Usar colores brillantes que provoquen confusión e incluso sangrado de ojos.

Imágenes de poca calidad o deformadas

Esto es de lo peor sí, te descargas una imagen y de repente vas y la estiras sin miedo para que ocupe lo que tú necesitas. Resultado: una imagen deformada que ataca a la vista.
Incluso he llegado a ver alguna imagen con marca de agua, ¿en serio?
Imágenes pixeladas, recortadas, desproporcionadas, deformadas, con bordes dentados…

Una imagen vale más que mil palabras, eso ya lo sabemos.

Así que busca imágenes que refuercen tus conceptos. No vale cualquier imagen, claro, busca e invierte el tiempo necesario en localizar esa imagen que refuerza el mensaje que estás transmitiendo.

Y por favor, usa imágenes de calidad. Hay un motón de bancos de imágenes gratuitas que puedes usar, así que no copies imágenes con marcas de agua ni con derechos de uso que no te pertenecen. Es muy sencillo hacer las cosas bien con la cantidad de material del que disponemos a día de hoy.

Abusar de las animaciones

PowerPoint tiene muchos efectos visuales en los que es fácil caer. Pero no te pases, úsalos con moderación o marearás a tu audiencia.

Las animaciones y transiciones de las que dispone PowerPoint son maravillosas si lo que quieres hacer es un vídeo animado. Pero si lo que estás haciendo es una presentación, prescinde de ellas.

Atrás quedaron los tiempos en que se usaban como si eso le diera más potencia a la presentación. Han quedado prácticamente en desuso.

Si vas a usar una animación, antes de hacerlo pregúntate si aporta algún valor, y si no lo hace, mejor no la uses.

Usar plantillas preinstaladas en PowerPoint

¿El solo hecho de que estén llenas de bullets no te hace pensar que lo mismo no son adecuadas?
Créate tus propias plantillas o en su defecto usa algunas prediseñadas pero que merezcan la pena.

Gráficos saturados

Es evidente que los gráficos nos permiten expresar una gran cantidad de información en un pequeño espacio.

Son perfectos para mostrar conclusiones y datos, PERO no lo satures. Si muestras un gráfico con un exceso de información, lograrás el efecto contrario y confundirás con ellos.

Haz un gráfico sencillo y destaca solo aquello que consideres relevante transmitir. Si todo destaca, nada es relevante.

Usar gráficos llenos de datos, con exceso de información y demasiado color sólo consiguen marear la vista y no permitir extraer los datos adecuados.

Simplifica los gráficos, quita todo aquello que no aporta y usa el contraste para marcar lo que quieres resaltar

No dejar espacios vacíos ni alinear

Deja espacios en blanco, que la diapositiva respire.

La atención humana no se puede concentrar en tantas cosas a la vez, reduce lo que pones en cada diapositiva.

Además, si manejas bien el espacio en blanco, esto ayudará a determinar qué es importante dirigiendo la vista a aquello que realmente importa.

Alinear las cosas arbitrariamente: imágenes y texto aparecen sin orden. La impresión es de desequilibrio mental.

Alinea los elementos, usa grids para colocar los elementos en la diapositiva, no dejes que todo quede como “dejado caer”.

Bueno, y hasta aquí lo que no debes hacer.

Visto esto creo que ha llegado el momento de ponernos manos a la obra y ver cómo preparar correctamente una presentación.

Como esto es largo de explicar, comenzamos aquí una serie de post acerca de las presentaciones de PowerPoint.

Si mientras tanto necesitas plantillas para empezar, pásate por aquí la sección del blog: Plantillas de PowerPoint