¿Cómo hacer buenas presentaciones?

Creatividad, diferenciación, valor añadido, con tanta competencia como hay hoy en día es necesario que si haces una presentación te recuerden, pero que te recuerden como quieres, con el mensaje que quieres transmitir.

Si lo piensas bien, todo en esta vida es marketing y publicidad, da igual para qué, pero siempre “vendes” algo, y si consigues ser lo suficientemente bueno (planificación, creatividad) como para que te recuerden, tienes la mitad del camino andado.

De nada vale recordar ese anuncio tan chulo que no sabemos muy bien qué vendía.

De nada sirve presentar un curriculum igual que el resto.

De poco sirve dar una charla si cuando la gente sale de ella, no se lleva al menos una buena idea en la que pensar o de la que conversar.

Tienen que recordarte: a ti y a tu presentación, y con ello el mensaje.

Piensa en el tiempo que has dedicado en crear tu producto o servicio, puede que lleves meses e incluso años preparándolo, no te la puedes jugar con una mala presentación.

Dedícale tiempo y cariño, es el momento más decisivo, si haces una mala presentación, no vas a conseguir transmitir lo que deseas, así que dedícale tiempo, no la cagues en el último momento por haber hecho una mala presentación.

Una buena presentación puede suponer la diferencia entre que vuelvan a llamarte o no.

MENSAJE

No haces presentaciones para pasar el rato, ¿verdad? Seguro que persigues algún objetivo con ellas.

Pues de eso va este tema, de cómo hacer una presentación que realmente te haga conseguir el objetivo para el que la has hecho.

OBJETIVO

Estamos cansados de ver presentaciones de venta hechas en serie, sin ninguna gracia, sin nada que nos haga acordarnos del producto que nos están vendiendo ni por qué deberíamos comprarlo.

Tienes que saber que “Te gusta conducir” y además quieres conducir un BMW.

¿Serías capaz de reproducir el gesto de esta campaña? Buena, ¿eh?

RECUERDO – CREATIVIDAD

Cansados de charlas en las que la presentación no es más que un montón de letras juntadas a base de bullets y bullets porque alguien ha preparado la charla sin ninguna motivación ni interés. Normal que la gente se duerma.

Con tanta información como nos perpetra, si queremos conseguir que la información que transmitimos nosotros ocupe un pequeño lugar en la memoria del oyente y que se quede ahí, hemos de darle un motivo para que la retenga después de irnos.

MEMORIA

Para esto es importante saber con quién hablas, a quién expones, qué le motiva en su día a día, por qué te va a escuchar.

AUDIENCIA

No me enrollo más, tiempo habrá de texto, quédate sólo con las grandes palabras de esta introducción:

MENSAJE – OBJETIVO – RECUERDO –AUDIENCIA – MEMORIA

Y con los conceptos que nos ayudarán

CREATIVIDAD – PUBLICIDAD – MARKETING –

VALOR AÑADIDO

No son palabras sin más de una presentación de consultoría, son las que darán forma a la idea que llevas en la cabeza y conseguirán que tu presentación sea memorable.

Desde como analizar a tu audiencia, como crear slides potentes, como aplicar la mejor estructura de tu presentación y los mejores trucos de comunicación visual, hasta como controlar los nervios el día de tu presentación.

Tenemos que revisar unos puntos clave para crear presentaciones impactantes:

• Necesitas planificar antes de actuar.
• Necesitas estructurar lo que vas a decir, a quién se lo vas a decir y con qué objetivo.
• Debes cuidar el diseño y usar debidamente los elementos multimedia.
• Y por último tienes que hacer una buena presentación ante tu público.

¿Qué vas a decir? Audiencia, objetivo y mensaje

Si realmente estás dispuesto a crear una presentación que no mate de aburrimiento y surja algún efecto en quien te vaya a escuchar, vamos a ver qué pasos tenemos que dar hasta llegar a eso.

Antes de abrir el PowerPoint es importante que cojas lápiz y papel, cierres el ordenador y pienses.

El mayor problema en las presentaciones es que no estamos muy dispuestos a prestar atención y nuestro nivel de estímulos externos para despistarnos con otra cosa cada vez es mayor (móvil, redes sociales, etc).

Así que si estás pensando en hacer una presentación, más vale que te prepares para mantener a la gente contigo mientras la haces y a que salgan de la presentación con algo aprendido, o una clara idea de ejecutar la acción que les hayas propuesto.

Porque cuando haces una presentación habitualmente persigues algo, ¿no?. No creo que expongas simplemente por el hecho de pasar el rato, seguro que has vivido presentaciones del tipo:

• Presento un trabajo PARA sacar la mayor nota posible
• Presento una propuesta de negocio PARA conseguir inversores
• Presento una propuesta comercial de un producto PARA conseguir una venta
• ……

Todas tienen su PARA, ¿verdad?
Es decir, que persigues un objetivo con esa presentación.

Bien, pues para lograr llegar a tu objetivo hay una serie de preguntas que tendrás que hacerte mucho antes de presentarla.

Hacer una presentación en condiciones no es abrir el PowerPoint y empezar a escribir y dibujar.

NO

Hacer una presentación requiere de unos pasos previos antes de ponernos en faena.

¿Cuáles son?

Lo primero es cerrar el ordenador y coger papel y lápiz. (Espera, no lo cierres aún antes de que termine de contarte el resto)

Se trata de planificar la presentación que vas a hacer, analizar y estructurar las ideas y después plasmarlas en la presentación.

Lo más importante antes de empezar a preparar tu presentación es pensar.

• Piensa por qué se aburre la gente en las presentaciones.
• Piensa qué haces tú para evitar este aburrimiento.

Recuerda, la presentación es un apoyo para transmitir el mensaje que quieres dar.

Vamos paso a paso, necesitas saber

• quién es tu audiencia,
• qué les quieres transmitir
• qué medios tienes para hacer la presentación.

Con esto claro, podremos plantearnos contar la historia que queremos.

Audiencia

Como bien explica Gonzalo Álvarez en su libro “El arte de presentar” (muy recomendable por cierto; bajo mi punto de vista la biblia del PowerPoint) las presentaciones persiguen tres objetivos básicos:

• Conectar con la audiencia
• Dirigir y mantener la atenciónde la audiencia
• Fomentar la comprensión y el recuerdo

¿Y cómo vas a hacer todo esto si no sabes a quién te diriges?

¿De verdad crees que tienen los mismos intereses los directivos de una empresa que los estudiantes de la facultad de arte?

No, ¿verdad?

Evidentemente es muy difícil conectar con alguien si no sabes qué le interesa, así que el primer paso es conocer a tu audiencia.

Crea un perfil de tu audiencia y podrás saber mucho más de ella.

• ¿Qué edad tienen?
• ¿Cuántos son?
• ¿Qué nivel de formación? ¿Cuánto saben del tema?
• ¿Tienen conocimientos previos de lo que les vas a contar?
• ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Qué esperan conocer?
• Busca semejanzas entre tu audiencia y tú
• ¿Qué problema o necesidad tienen?
• ¿Cómo puedes solucionar ese problema o necesidad?

Si conoces a tu audiencia podrás dirigirte mejor a ella y preparar una presentación personalizada.

No hagas la misma presentación para todos tus públicos, revisa quiénes son y para qué se lo vas a presentar.

Objetivo

¿Vendes? ¿Informas? ¿Formas?

Ahora que ya sabes cómo es tu audiencia necesitas saber cuál es el objetivo de la presentación.

Así que ponte manos a la obra e identifica cuál es el objetivo de la presentación, con esto ya podrás empezar a pensar en la estructura de la misma.

En función del objetivo, estableceremos nuestro discurso, la estructura de la presentación, la duración y el lugar donde se llevará a cabo, y por supuesto, el diseño de los elementos visuales.

Te dejo esta cita de Alicia en el país de las maravillas que refleja perfectamente el por qué hay que conocer el objetivo:
“¿Me podrías indicar, por favor, hacia dónde tengo que ir desde aquí?
“Eso depende de a dónde quieras llegar”, contestó el Gato.
“A mí no me importa demasiado a dónde…”, empezó a explicar Alicia.
“En ese caso, da igual hacia dónde vayas”, interrumpió el Gato.

Te la repito, porque es importante que no lo olvides. Sirve para cualquier aspecto de tu vida, te la dejo más bonita para que te la imprimas si quieres.

Mensaje

El tercer paso es saber qué mensaje quieres transmitir.
¿cómo le explicarías a alguien de qué va tu presentación en una sola frase? 

El primer paso hará hacer una presentación es tener un mensaje poderoso, que sea único y claro.

Es la idea central de la presentación.

Es la frase que resume el concepto que debe quedarse en la cabeza de tu audiencia. Si lo equiparamos a un anuncio, sería el slogan.

Intenta explicar en una sola frase tu mensaje sumando el beneficio de lo que propones y la acción que debe realizar tu audiencia.

Tu mensaje tiene que:

• Ser claro
• Ser breve
• Llamar a la acción a la audiencia
• Representar un beneficio para la audiencia
• Despertar las emociones de tu audiencia

Repítelo, incide, que lo recuerden.

Usa imágenes para plasmarlo.

Si es posible dibújalo.
Si eres capaz de dibujarlo, tu audiencia será capaz de entenderlo. Si no eres capaz de dibujarlo, a lo mejor es demasiado complejo. Si no eres capaz de plasmar el mensaje en pocas palabras difícilmente conseguirás transmitírselo a tu audiencia.

Piensa en las presentaciones de Steve Jobs para inspirarte. Fíjate la idea central que uso como pilar en sus presentaciones:

“Mil canciones en tu bolsillo”, para presentar el iPod

“El portátil más delgado del mundo”, para presentar el MacBook Air

¿De qué medios dispones?

Sí, parece una tontería pero no lo es.

Si llegas a hacer una presentación súper preparada y no funciona el proyector, o no se ven las fuentes originales que con tanto mimo has preparado o …. Imprevistos!!

Hay muchos, pero casi todos se pueden prever.

Básicamente, ten en cuenta estas cosas:

• ¿Vas a proyectar? ¿En qué tipo de proyector? Se te puede desconfigurar la presentación por completo si la resolución no es la adecuada.

TIP: Lleva siempre una versión en PDF que no se desconfigura jamás. No tendrás las animaciones pero te puede salvar de algún apuro. 

• ¿Cómo de grande es el lugardónde vas a proyectar y cuánta gente habrá? Necesitarás saber esto para escoger el tamaño de las letras.

• Los conectores… bienvenidos a ese maravilloso mundo. ¿No te ha pasado últimamente que has llegado a hacer una presentación a un lugar moderno con tu ordenador viejecito…? Pues que sepas que sólo suelen tener un conector hdmi, y posiblemente no puedas conectar tu ordenador al proyector a no ser que lleves un convertidor (apúntalo, que te pasará).

• Y si no llevas conectores adecuados o necesitas proyectar en un ordenador distinto al tuyo por lo que sea y no tiene instalado PowerPoint…llévalo en varios formatos.

Te aseguro que pasa, por experiencia.

TIP: Después de muchas presentaciones, y muchas sorpresas, cuando tengo una presentación importante y no conozco bien el entorno suelo llevarla en todos los formatos posible: ppt, pdf, vídeo, gif…. A previsora ya no me gana nadie! 

• También puede pasarte que tenga instalado el PowerPoint pero no la fuente con la que tú lo has preparado, no te olvides de exportar las fuentes.

Son muchos años y muchos “marrones”, que al final te llevan a tener una preparación previa a la presentación para que no te pille el toro.

Seguro que a ti te han pasado estas y alguna más.

En el siguiente post abordaremos cómo debe ser la estructura de una presentación.