Planificación de una presentación paso a paso
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Hacer una presentación en condiciones no es abrir el PowerPoint y empezar a escribir y dibujar.

NO

Hacer una presentación requiere de unos pasos previos antes de ponernos en faena.

¿Cuáles son?

Lo primero es cerrar el ordenador y coger papel y lápiz. (Espera, no lo cierres aún antes de que  termine de contarte el resto)

Se trata de planificar la presentación que vas a hacer, analizar y estructurar las ideas y después plasmarlas en la presentación.

Recuerda, la presentación es un apoyo para transmitir el mensaje que quieres dar.

Vamos paso a paso, necesitas saber

  • quién es tu audiencia,
  • qué les quieres transmitir
  • qué medios tienes para hacer la presentación.

 

 

¿Quién es tu audiencia?

Como bien explica Gonzalo Álvarez en su libro “El arte de presentar” (muy recomendable por cierto, bajo mi punto de vista la biblia del PowerPoint) las presentaciones persiguen tres objetivos básicos:

  • Conectar con la audiencia
  • Dirigir y mantener la atención de la audiencia
  • Fomentar la comprensión y el recuerdo

¿Y cómo vas a hacer todo esto si no sabes a quién te diriges?

¿De verdad crees que tienen los mismos intereses los directivos de una empresa que los estudiantes de la facultad de arte? No, ¿verdad?

Evidentemente es muy difícil conectar con alguien si no sabes qué le interesa, así que el primer paso es conocer a tu audiencia.

Crea un perfil de tu audiencia y podrás saber mucho más de ella.

  • ¿Qué edad tienen?
  • ¿Qué nivel de formación?
  • ¿Tienen conocimientos previos de lo que les vas a contar?
  • ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Qué esperan conocer?

 

¿Cuál es el objetivo de la presentación?

¿Vendes? ¿Informas? ¿Formas?

Ahora que ya sabes cómo es tu audiencia necesitas saber cuál es el objetivo de la presentación.

Una vez tengas claro el objetivo podrás estructurarla para cumplirlo de la mejor forma posible

– “¿Me podrías indicar, por favor, hacia dónde tengo que ir desde aquí?

-“Eso depende de a dónde quieras llegar”, contestó el Gato.

-“A mí no me importa demasiado a dónde…”, empezó a explicar Alicia.

-“En ese caso, da igual hacia dónde vayas”, interrumpió el Gato.

Lewis Carrol … en Alicia en el País de las Maravillas

Así que ponte manos a la obra e identifica cuál es el objetivo de la presentación, con esto ya podrás empezar a pensar en la estructura de la misma.

¿Cuál es el mensaje principal que quieres transmitir?

 Ahora que ya sabes qué quieres transmitir y a quién es hora de pensar en el cómo.

Define la estrategia para comunicar adecuadamente tu mensaje

NO HAS ABIERTO POWERPOINT AÚN RECUERDA

¿Qué estructura va a seguir la presentación? ¿Contarás una historia (necesitarás un hilo conductor)? ¿Es una presentación corporativa con una estructura ya definida?

La presentación tiene 3 elementos fundamentales: introducción, cuerpo y conclusión.

  • La introducción se usará para presentar la empresa, personas, ideas a transmitir, etc (depende del tipo de presentación)
  • Debes pensar qué contarás a lo largo del cuerpo, cuánto tiempo utilizarás, de qué materiales dispones, etc. Estructura bien esta parte antes de abrir el PowerPoint.

A mí me gusta añadir una tabla de contenidos para que la audiencia tenga claro qué vamos a ver a lo largo de la presentación.

Otra idea para ayudarte puede ser crear un mapa conceptual. Es la forma más sencilla con un lápiz y un papel de estructurar qué quieres contar y cómo.

  • La conclusión debe ser espectacular, la que haga que te recuerden. Enfatiza en los beneficios de tu idea.

Finalmente, deja un espacio para las preguntas o el debate.

 

¿De qué medios dispones?

Sí, parece una tontería pero no lo es.

Si llegas a hacer una presentación súper preparada y no funciona el proyector, o no se ven las fuentes originales que con tanto mimo has preparado o …. Imprevistos!!

Hay muchos pero casi todos se pueden prever.

Básicamente, ten en cuenta estas cosas:

  • ¿Vas a proyectar? ¿En qué tipo de proyector? Se te puede desconfigurar la presentación por completo si la resolución no es la adecuada.

TIP: Lleva siempre una versión en PDF que no se desconfigura jamás. No tendrás las animaciones pero te puede salvar de algún apuro. 

  • ¿Cómo de grande es el lugar dónde vas a proyectar y cuánta gente habrá? Necesitarás saber esto para escoger el tamaño de las letras.
  • Los conectores….bienvenidos a ese maravilloso mundo. ¿No te ha pasado últimamente que has llegado a hacer una presentación a un lugar moderno con tu ordenador viejecito…? Pues que sepas que sólo suelen tener un conector hdmi, y posiblemente no puedas conectar tu ordenador al proyector a no ser que lleves un convertidor (apuntalo, que te pasará)
  • Y si no llevas conectores adecuados o necesitas proyectar en un ordenador distinto al tuyo por lo que sea y no tiene instalado PowerPoint…llévalo en varios formatos.

Te aseguro que pasa, por experiencia.

TIP: Después de muchas presentaciones, y muchas sorpresas, cuando tengo una presentación importante y no conozco bien el entorno suelo llevarla en todos los formatos posible: ppt, pdf, vídeo, gif…. A previsora ya no me gana nadie! 

  • También puede pasarte que tenga instalado el PowerPoint pero no la fuente con la que tú lo has preparado, no te olvides de exportar las fuentes : en este post de trucos de PowerPoint te digo cómo

Son muchos años y muchos “marrones”, que al final te llevan a tener una preparación previa a la presentación para que no te pille el toro.

Seguro que a ti te han pasado estas y alguna más.

 

¿Me he dejado alguna?

Cuéntamelo para que lo añada a mi checklist

Ahora que ya tienes estos puntos claros, abre el PowerPoint (como verás sólo es la herramienta que vas a utilizar para transmitir todo lo que llevas ya pensado, nada más).

Y una vez abierto….deberías comenzar a preparar tu presentación pero creo que antes de que te pongas a hacerlo deberíamos revisar los principios básicos para diseñar una presentación en condiciones… pero esto lo veremos la semana que viene.