Llega Septiembre, un nuevo curso y una nueva oportunidad de ponernos manos a la obra con todo lo que queremos lograr. Septiembre o Año Nuevo son los meses preferidos para plantearnos todos esos objetivos que lamentablemente no siempre llegamos a concluir.

Productividad, planificación, estrés, ansiedad…ay dios!, que de palabros cuando estamos poco organizados.

Justo ayer, leyendo mis blogs favoritos, Andrés Pérez Ortega publicó un post acerca de la necesidad de planificarse. Él lo llamó Productividad, ponte deberes.  (No dejes de leerlo)

Yo lo llamaría «planifícate o muere».

Como buen comienzo de curso, empiezo un nuevo trabajo, muy chulo, con muchos retos, pero que requiere una planificación brutal para no morir en el intento, y me ha recordado lo bueno que es ser organizada.

Uso de todo lo que te puedas imaginar: trello, teamwork, wunderlist, … en fin, demasiadas herramientas, pero a la hora de la verdad, y para revisar que tengo que hacer esta semana, y además no olvidarme de «Lo mío», siempre vuelvo a necesitar mi excel. Un único listado en el que puedo ver lo que tengo que hacer esta semana, hoy, o en el próximo mes.

Si eres capaz de revisar tus tareas al final de tu jornada, y dedicar un rato de un día a la semana a revisar las de la semana completa, podrás levantarte tranquilo por la mañana y con solo aplicar un filtro en tu Excel saber qué tienes que hacer hoy…. que se dice pronto, pero es complicado si tienes varios proyectos en marcha.

Evidentemente, la he hecho en base a mis necesidades y aunque no creo que diste mucho de una planificación de hitos u objetivos de cualquiera, siempre se puede cambiar a gusto del consumidor.

Bueno, si te la quieres descargar, aquí está el vínculo: Planifica el nuevo curso

Y te explico brevemente como funciona.

Consta de tres pestañas:

• Calendario
• Tareas
• Ideas

Pestaña Calendario

En la pestaña calendario, la idea  es marcar los grandes objetivos o hitos para tener una visión rápida de lo que queremos realizar este curso.

Rellenando la columna hito con la descripción, la columna anterior con un identificador y la fecha fin, vamos a poder vincular las tareas desglosadas en la siguiente pestaña.

Pestaña tareas

En la pestaña tareas vamos a poner tanto las tareas que vienen de un hito, como aquellas que no.

Forma de trabajar.

Columna hito:

• Si pones en la columna hito el identificador que has puesto en la pestaña calendario, automáticamente va a heredar la fecha fin de éste.
• Si le pones “H0”, no va a marcar una fecha fin si no que se va a quedar manual, de manera que podemos poner la que estimemos.

Columna tarea: descripción de la tarea a realizar

Responsable: por si hemos delegado tareas, saber quién tiene que ejecutarla

Fecha óptima: está claro que la fecha fin es cuando queremos que el hito esté cumplido, pero siempre está bien tener fechas intermedias para las tareas hasta concluirlo, así que para eso sirve esta columna.

Estado: está columna indica si esta OK (finalizada) o KO (no finalizada) .

Fecha fin: como he comentado antes esta fecha es automática si se trata de un hito, y manual si no (H0).

Esta columna se pinta automáticamente de amarillo si la tarea es de esta semana, o de rojo si ya has pasado la fecha fin (y no está marcada como «OK»).

Evidentemente, y al tratarse de un Excel, puedes filtrar por aquellas tareas que no se han terminado, por las que están vinculadas a un hito, por las que su fecha es hasta el día de hoy, etc.

Pestaña Ideas

La pestaña Ideas no es más que una chuleta para no perder esas cosas que se nos van ocurriendo pero que todavía no hemos planificado.

Todo aquello que no quieres que se te olvide y no sabes que hacer, mételo aquí por ahora.

Todas las notas que tienes desordenadas sobre la mesa, mételas aquí.

Todos los mensajes de whatsapp, correos, etc, que te mandas a ti mismo, mételos también aquí.

No es más que un bloc de notas y luego cuando las vayamos planificando las podemos ir borrando.

De esta forma tenemos en un libro de Excel prácticamente todo lo que necesitamos para empezar a trabajar con orden.

Espero que os sea útil, y cualquier sugerencia será bienvenida por supuesto.

Feliz y productivo comienzo de curso!! Vamos a por este que tenemos todo un año por delante para cumplir los sueños.