10 trucos de PowerPoint que debes conocer

¿Te apetece conocer unos trucos de PowerPoint para sacarle el máximo partido?

La verdad es que todo hay que decirlo, soy una fanática del PowerPoint, y siempre que puedo lo utilizo para mis presentaciones, vídeos, imágenes, dibujos incluso y todo lo que se me pasa por la cabeza.

Sé que hay muchos enemigos de PowerPoint (no me extraña), pero es debido al mal uso que se le da.

Está claro que hacer presentaciones llenas de texto, sin una planificación y sin un criterio no tiene ni pies ni cabeza, eso es como usar Excel como procesador de textos, que pierde su significado y su razón de ser.  Hay que saber para qué usas cada herramienta, y una vez tengas claro esto, hay montones de formas de mejorar su uso.

Y dicho esto, y tras haber declarado mi amor por PowerPoint, voy a empezar una serie de post en los que te daré unos trucos de powerpoint con los que mejorar tus presentaciones.

Sí, Power Point hace una cantidad de cosas que ni te imaginas.

¿Te enamoras conmigo de Power Point? Veamos esos 10 trucos de PowerPoint

1. LAS TECLAS “MÁGICAS” DE POWERPOINT

Empezamos el listado de trucos de powerpoint hablando de un truco que no conoce mucha gente.

Hay quien pone diapositivas en blanco (o negro) para llamar la atención de la audiencia y que no se distraigan mirando la presentación.

No es necesario introducirlas como tal, hay un par de teclas muy útiles que te servirán para captar la atención de la audiencia.

Estas teclas son:

• • B (para blanco) y N (para negro) si PowerPoint está en castellano
  • W (para blanco) y B (para negro) si PowerPoint está en inglés.

• Y si no quieres preocuparte por el idioma en que lo tienes instalado, usa el punto (.).Si pulsas el punto tu presentación se detendrá mostrando una pantalla en negro.

Podrás reanudar la presentación en cualquier comento pulsando cualquier otra tecla.

2. EXTRAER LOS CONTENIDOS DE UNA PRESENTACIÓN EN UN SOLO CLIC

Siguiendo con los trucos de powerpoint útiles, este a mi me parece excepcional.

¿Nunca has querido guardar todas las imágenes y vídeos de una presentación de PowerPoint? Pues lo puedes hacer todo de golpe, no hace falta que vayas guardando uno a uno los archivos.

Sigue estos pasos:

1.- Ve al archivo de PowerPoint, y cambia la extensión. Es decir donde pone .ppt o .pptx, cámbialo y pon .zip.

2.- A hora descomprime el archivo como lo harías con cualquier otro archivo comprimido.

3.- Ve a la carpeta donde lo has descomprimido, y en la subcarpeta llamada “media” tienes todos los elementos de la presentación.

3. CÓMO INSERTAR UN VÍDEO EN UNA PRESENTACIÓN

Lo de meter vídeos sin problemas adicionales en una presentación, es uno de los trucos de powerpoint que me parece súper util.

No te hacen falta herramientas adicionales para hacer un vídeo capturando la pantalla, no es necesario buscar fuera del mismo PowerPoint.

Te digo cómo:

1.- Ve a la pestaña “Insertar” y luego a la opción “Grabar pantalla”

2.- Se iniciará el grabador de PowerPoint. Entonces, lo primero selecciona el área que quieres grabar, si quieres o no incorporar sonido, y después dale a grabar.

3.- Graba todo aquello que necesites y cuando termines, ya la tienes insertada directamente en la presentación.

4.- Una vez insertada puedes editarla para dejarla a tu gusto.

4. CÓMO INSERTAR UNA CAPTURA DE PANTALLA EN UNA PRESENTACIÓN

Igual que para insertar un vídeo grabado, existe otro truco de Powerpoint si necesitas capturar una pantalla, sin necesidad de  herramientas extra. Directamente en PowerPoint lo puedes hacer.

Vamos a ver cómo:

1.- Ve a la pestaña “Insertar” y después a la opción “Captura de pantalla”

2.- Selecciona cualquier pantalla que tengas en tu navegardor y la insertará en al presentación.

3.- Ahora si seleccionas la imagen que has insertado, veras que tienes una opción que te permite “Recortar” para dejarla a tu gusto.

4.- Y ya está, ya tienes la captura en tu presentación sin necesidad de un programa extra.

5. CÓMO INCRUSTAR FUENTES EN LA PRESENTACIÓN

No sé si te ha pasado alguna vez, que has preparado una presentación chulísima, y cuando has ido a presentarla no lo has hecho en tu propio ordenador y resulta que has usado una  tipografía que no viene por defecto… Todo el esfuerzo de maquetación por tierra, la presentación que has hecho tú y eso que se ve no tiene nada que ver.

Tranquilo, esto tiene una solución muy sencilla: incrusta la fuente en la presentación. De esta forma, allá donde la presentes, tendrás la fuente disponible en la presentación y seguirá tan bonita como la dejaste.

Hazlo en dos sencillos pasos:

1.- Ve a “guardar como” y despliega las opciones “Herramientas” : “Opciones de guardado”

2.- Ahora solo tienes que marcar el check que indica que quieres incrustar tus fuentes.

6. REDUCE EL TAMAÑO.

Lo primero que deberías hacer es intentar que la presentación no ocupe una barbaridad. Es verdad que cada vez tenemos más espacio pero si quieres enviarla por correo electrónico, es importante que la reduzcas un poco.

El tamaño del PowerPoint se incrementa mucho con las imágenes, así que la idea es hacer que estas imágenes ocupen menos.

¿Cómo hago esto?

Muy sencillo

Selecciona cualquier imagen que hayas incluido en tu presentación y entonces ve a la pestaña Formato y pincha en Comprimir imágenes.

Verás que ahora puedes elegir si comprimirlas todas, eliminar el espacio que se ha recortado de las imágenes y la calidad que quieres. Hazlo y verás cómo cambia el espacio que ocupa tu presentación.

7. CONVIÉRTE LA PRESENTACION A PDF.

Para enviar una presentación que no quieres que puedan editar, lo mejor es convertirla a pdf. Se verá exactamente igual que la tuya (sin animaciones claro) y el que la reciba no la podrá cambiar.

Esto es realmente sencillo de hacer. Ve a guardar como, y en el tipo de archivo elige “pdf”. Dale a guardar y ya lo tienes.

8. CONVERTIR LA PRESENTACIÓN A VÍDEO.

Si lo que quieres es compartirla pero manteniendo las animaciones, puedes crear un vídeo con tu presentación.

Tan sencillo como ir a Archivo, Exportar, y después Crear un vídeo. Prueba y verás como es realmente interesante sobre todo cuando tienes una presentación con animaciones y elementos visuales.

Y ahora un par de trucos par que uses cuando estás presentando.

9. HACER ZOOM EN LA PRESENTACIÓN

¿No te ha pasado alguna vez que al presentar alguna diapositiva que pensabas que se veía clara tenía algún pedazo demasiado pequeño?

¿O quizás quieres ir poniendo el foco en determinadas partes de la diapositiva para centrar la atención?

Bien, pues haz zoom, ir a la zona que desees de la diapositiva mientras presentas es tan sencillo como ir a la lupa que se ve en la esquina superior izquierda y luego pulsar sobre la parte de la diapositiva que quieras resaltar.

Te podrás desplazar sobre la diapositiva con el zoom activado y cuando termines sólo tienes que pulsar “Esc”.

10. IR A UNA DIAPOSITIVA EN PARTICULAR

Si durante la presentación quieres ir a una diapositiva en particular, solo tienes que pulsar el número de esta y después la tecla Enter  e iras directamente a ella, sin necesidad de ir avanzando y retrocediendo por toda la presentación.

¿Qué te parecen estos trucos? ¿Conoces alguno más?