¿Cómo hacer buenas presentaciones? – Estructura

Ahora que ya sabes qué quieres transmitir y a quién, es hora de pensar en el cómo.

Define la estrategia para comunicar adecuadamente tu mensaje.

NO HAS ABIERTO POWERPOINT AÚN RECUERDA

¿Qué estructura va a seguir la presentación? ¿Contarás una historia (necesitarás un hilo conductor)? ¿Es una presentación corporativa con una estructura ya definida?

Aquí hay dos puntos importantes que deberías tener en cuenta antes de ponerte a pensar en la estructura de la presentación:

• Cada vez tenemos menor tiempo de atención. Es muy importante aprovechar los primeros segundos de una presentación.
• Las personas somos más receptivas a las historias, porque nos permiten llevar un hilo conductor e incluso tocar las emociones

La presentación, igual que una historia, tiene 3 elementos fundamentales: introducción, cuerpo y conclusión.

• La introducción: presenta a los personajes
• El cuerpo: desarrolla la idea
• La conclusión: mata al malo y casa a la princesa con el príncipe

Comienzo

El comienzo de una presentación es lo más importante, tienes entre 60 y 90 segundos para captar el interés de tu audiencia y que no se pongan a pensar en otra cosa.

Piensa que a día de hoy tienes que ser más interesante que todas las notificaciones de su móvil (ahí es nada).

Así que no empieces a presentar datos sin más ni pongas una diapositiva llena de contenidos, NO, busca que se queden contigo el resto de la presentación, dales un toque de atención.

Y luego ya si quieres y es necesario te presentas, lo mismo si ya lo han hecho ni siquiera es necesario.

¿Y cómo haces eso? ¿Cómo comenzar una presentación?

Cuenta una historia

Cuenta una historia o una anécdota, pero cuenta una historia breve, interesante y que tenga que ver con tu presentación.

Esta fue mi historia en el DSM, el comienzo y final que use para que tuviera consistencia la presentación.

Desarrollé la ponencia y cerré así:

¿entiendes la idea?

Haz una pregunta abierta

Haz una pregunta abierta que suscite su interés.

Recuerda que conoces a tu audiencia y sabes qué le preocupa o cuáles pueden ser sus “puntos de dolor”. Se trata de hacer una pregunta retórica que invite a la reflexión y los involucre, no de que contesten en el momento. Ya habrá tiempo para la participación.

Revela un dato impactante

Revela un dato impactante, una estadística sorprendente.

Usa los números que puedan impactar a tu audiencia, que les preocupen o despierten su interés.

Empieza con una imagen

Empieza con una imagen, ya sabemos de sobra que “una imagen vale más que mil palabras” y que en realidad es así, así que intenta dejar huella con la imagen con la que abras.

Comienza con un vídeo

Busca un vídeo que tenga que ver con tu presentación. El vídeo puede transmitir rápidamente el mensaje y tocar las emociones del espectador. Usa trozos de películas famosas, coge esa frase que todo el mundo recuerda y empieza con emoción tu presentación. ¿No crees que si yo fuera a dar una charla motivacional no tendría a la audiencia más dispuesta si comenzara con este vídeo?

Usa una cita de un personaje famoso

Usa una cita de un personaje famoso. Te va a dar credibilidad.

Por ejemplo, si estás hablando del exceso de diseño, colores y demás en las presentaciones, ¿porque no empezar con una diapositiva como esta?

Desarrollo

Para el buen desarrollo de tu presentación necesitas tener en cuenta 4 cosas:

• Selecciona y da forma a tus ideas teniendo en cuenta la técnica del chunking.
• Para que la presentación llegue a tu audiencia, debes lograr un equilibrio entre el entendimiento y la emoción
• Intenta expresarte en términos de beneficios en lugar de características

Selecciona y da forma a tus ideas

Bien, seguro que tienes un montón de ideas para tratar el tema que quieres exponer, pero antes de ponerte manos a la obra, organiza tus ideas.

Esta sección (el desarrollo) se podrá subdividir en otras si hay mucho contenido.

Lo primero: recuerda que no hay que contarlo todo en la presentación, sólo las ideas más importantes.

La presentación no es un documento ni un manual, si necesitas después aportar material adicional hazlo, pero no durante la presentación.

¿Y cómo estructuro mis ideas?

Lo mejor es haciendo un esquema visual o mapa mental de lo que quieres presentar.

Para hacer este esquema es importante que sepas que es el chunking para que no hagas listados demasiado largos de elementos. Las listas mayores de 4 elementos no ayudan a recordar.

Chunking significa que expliques las cosas estructurando la información en los trozos o fragmentos que somos capaces de recordar.Está demostrado que nuestra memoria de trabajo es capaz de recordar 3 o 4 conceptos a la vez, por lo que exponer más ideas de golpe solo llevará a que no recuerden nada.

No te voy a contar la teoría, pero haz un ejercicio conmigo:

párate y repite en voz alta tu número de teléfono….…hazlo, en serio….¿verdad que has hecho algo como esto?xxx- xx -xx – xx    (nanana – nana – nana –  nana)

O piensa en esto: ¿nunca te han dicho:

• “¿tu dni es el diecisiete millones quinientos cuarenta y siete mil doscientos cuarenta y cinco?”.
• y te has quedado diciendo… “mmm pues no sé, mi dni es el diecisiete, quinientos cuarenta y siete, doscientos cuarenta y cinco”.

¿te das cuenta de cómo agrupas la información?

Pues no hagas entonces diapositivas con 8 o 10 elementos porque nadie los va a recordar.

Ahora que ya sabes cómo y en qué cantidad puedes organizar tus ideas, hazlo, teniendo en cuenta los siguientes puntos: entendimiento y emoción, beneficios, cambios de ritmo.

Equilibrio entre el entendimiento y la emoción

Para esta parte no puedo más que basarme en mi biblia “El arte de presentar”. No creo que yo sea capaz de explicarlo mejor, así que os resumiré en qué consiste.

¿Que se necesita para crear un PowerPoint que llegue a tu audiencia?

Hay que lograr un equilibrio entre el entendimiento y la emoción, por lo que hay que incorporar:

• Afirmaciones(plano del saber). Las afirmaciones son tus ideas clave.
• Evidencias(plano del creer): las evidencias son las que van a dar credibilidad a tus afirmaciones con datos y hechos concretos
• Ilustraciones(plano del sentir): son el puente entre lo lógico y lo emocional. Pueden ser historias, anécdotas, casos de éxito, etc.
• Participación(plano del hacer): interactuar con la audiencia con preguntas abiertas, anímalos a participar y conseguirás más conexión con ellos

Beneficios versus características

Cuando expliques tu idea, tu producto, cuando desarrolles la presentación no te centres sólo en las características, sino que debes enfocarte en los beneficios.

La diferencia es que las características de un producto describen su apariencia, capacidades, alcance. Mientras que los beneficios describen en valor añadido que aporta a tu audiencia.

Si te cuesta distinguir características de beneficios, haz lo siguiente:

1.- Haz una lista de características de tu producto o servicio

2.- Pregúntate cómo le hace la vida más fácil a tu audiencia cada una de estas características.

Volvemos por un momento al ejemplo del iPod.

Característica: memoria de 30 GB

Beneficio: Más de 10000 canciones en tu bolsillo

Se trata de relacionar tu oferta con el cambio positivo en su vida.

Si aun así te cuesta pensar en beneficios, prueba este otro ejercicio. Realiza la prueba del ¿y qué?

Volviendo al ejemplo anterior esto se podría ver así:

• 10 GB de memoria, ¿y qué?, que podrás llevar 10000 canciones en tu bolsillo.

Recuerda:

• Esta parte es en la que presentan los datos a exponer.
• Intenta exponer el problema, y el beneficio o solución de tu idea o producto
• Repite el mensaje, recuerda que es la IDEA que hace de hilo conductor de toda la presentación.
• Si los conceptos son muy complejos, usa metáforas que tu audiencia pueda entender, simplifica.

Cierre

Cierre (aquí es donde muere el malo y el príncipe se casa con la princesa)
El final de una presentación es un momento fundamental. Ten en cuenta que durante un rato (unos minutos o unas horas) has estado contando una historia, con un principio, un nudo y ahora tienes que contar el desenlace.

• Cierra igual que empezaste: sorprende y vuelve al mensaje.
• Resume la presentación y mételes en la cabeza el mensaje, que lo recuerden.

Debes recordar el mensaje y sentar la llamada a la acción.

Algunos cierres que funcionan:

Vuelta al principio: cierra igual que empezaste y repite el mensaje principal.

Propón un reto: si quieres que tu audiencia realice una acción, este es el momento perfecto de proponerlo o repetirlo si lo hiciste antes.

Mensaje pegadizo: si empezaste con un título pegadizo y que encierra tu mensaje, repítelo para finalizar.

Terminar la historia: si comenzaste contando una historia, es el momento de terminarla.

Cita famosa: si tienes una cita que sea relevante para el mensaje de la presentación puedes usarla para cerrarla.

Haz una pregunta que invite a la reflexión.

Bien, ahora ya tenemos claro el mensaje que queremos transmitir, a quién se lo queremos transmitir y la estructura que debe tener nuestra presentación.