Cómo preparar una ponencia de éxito

¿Estás organizando una conferencia y no sabes muy bien cómo organizar la ponencia?

¿Andas un poco perdido con los pasos a dar aunque domines el tema? ¿tienes miedo a hacer el ridículo? ¿o quizás no estás seguro de que tu presentación esté bien preparada?

Tranquilo. Eso le pasa a todo el mundo. Incluso ponentes experimentados tienen esa sensación de tensión o nudo en el estómago el día antes de la presentación.

¿Quién no se ha puesto nervioso cuando le ha tocado hablar ante una clase, una entrevista de trabajo o dar un discurso?

Yo este año me he tenido que poner por primera vez a hacer una ponencia y casi muero de los nervios que tenía, y eso que por mi trabajo habitualmente expongo y hablo en público, pero, ¿sabes que me pasaba? Que estaba saliendo de mi zona de confort y tratando temas diferentes a los habituales, y eso siempre cuesta. Yo te explico como funciona un hospital si me das un rotulador y una pizarra, te lo hago sin pestañear, aunque me pongas a todo el hospital de audiencia. Pero, claro, esta vez el tema y la audiencia eran distintos, por lo que los nervios vinieron a visitarme.

Al final, descubres que todo es cuestión de preparación.

La primera de este año, fue en el DSM de Miguel Florido, ¡casi nada! Este año he sido alumna suya y me dio la oportunidad de ponerme delante de todos y lanzarme. Yo, que soy muy valiente, le dije que sí sin pensar (las oportunidades así no las puedes dejar pasar), pero luego cuando me di cuenta de lo que había hecho, me di cuenta de que necesitaba prepararme bien para no morir en el intento.

Al final, tras mucho prepararla, después de contársela a familia y amigos (pobres), llego el día y creo que el resultado fue bastante bueno. Si quieres júzgalo tú mismo:

Y me sentí muy orgullosa de mi primera ponencia antes, ¿casi 2000 personas fue el pico? Ni me acuerdo, pero fueron muchos.

La segunda fue una oportunidad que me dieron en el ITSMF , a la que por supuesto dije que sí. Pero en esta segunda cometí el error de sentirme más segura y medir menos los tiempos para que todo fuera correcto, y me quede corta, ¡uff! Me sobró tiempo y me puse más nerviosa. No creo que fuera la peor ponencia del mundo mundial, pero no me siento orgullosa de cómo lo hice, podría haberlo hecho mucho mejor.

Yo, que me dedico a dar consejos acerca de cómo medir tus tiempos (verlo aquí), o que cosas debes revisar antes de empezar (verlo aquí), cometí más fallos de los que debería.

Pero bueno, como siempre digo el que no hace nada no se equivoca y me llevo un fantástico aprendizaje para la próxima.

¿Y por qué te cuento todo este rollo?

Porque creo que sinceramente todo es cuestión de preparación. Dedica el tiempo necesario a preparar la ponencia y todo será mucho mejor: menos nervios, menos riesgos, más aplausos ?

Si ya lo creía antes, después de la experiencia de este año, sólo puedo reafirmarme.

Así que vamos a ver cómo preparar una ponencia de éxito sin caer en los errores comunes y usando los recursos necesarios.

Repasaremos cómo preparar una conferencia para meterte a la audiencia en el bolsillo

Objetivos de la preparación de una ponencia

¿qué queremos conseguir cuando preparamos una ponencia?

1.- Un contenido interesante, bien elaborado y que se adapte a la audiencia.

2.- Ser capaces de transmitir el conocimiento. A través de la presentación, de nuestro lenguaje verbal y no verbal, etc.

3.- Que la gente sea capaz de aprender con nuestra ponencia y de paso que pase un rato agradable.

Pasos para preparar una ponencia de éxito

Hay varios pasos que tienes que tener en cuenta para preparar una ponencia espectacular, pero podemos agruparlos en dos grandes grupos:

• La preparación del contenido de la presentación.
• La preparación de la presentación en sí.
• La preparación de la exposición ante el público.

Vamos a repasar uno a uno cómo deberíamos prepararlos para hacer una buena ponencia.

También te puede interesar: Planificación de una presentación paso a paso 

El contenido de la presentación

No es la primera vez que abordamos en el blog el tema de cómo hacer una presentación, pero es que para hacer una ponencia existen los mismos elementos clave que no debemos pasar por alto:

• Audiencia de la ponencia
• Objetivo de la ponencia
• Contenido de la conferencia
• Estructura de la presentación

Audiencia que va a asistir a la ponencia

Lo primero que debes hacer cuando te propongan hacer una conferencia o ponencia, es averiguar el tipo de público que asistirá. Conociéndolos podrás adaptar el mensaje a sus necesidades o problemas, y además podrás hacer que el contenido visual de la presentación sea también más adecuado.

Además de conocer los detalles generales como: edad, profesión, ubicación, sexo, empresa, puesto, etc. , busca detalles más específicos: motivación para asistir, quñe esperan de la ponencia, objetivos personales, etc.

Obtén toda la información que puedas, cuanto más sepas de ellos, más podrás personalizarla para que se sientan identificados. No es lo mismo explicar un tema a empresarios que a estudiantes, a jóvenes que ancianos, etc.

Objetivo de la ponencia

Que objetivo perseguimos con esta ponencia:

• ¿Enseñar? ¿Informar? ¿Ayudar?
• ¿Qué esperamos de las personas que asistan?
• ¿Qué acciones inmediatas queremos que realicen cuando finalice la ponencia?

Contenido de la ponencia

Para empezar, elabora un guion con todos los puntos que quieres comentar. Define el esqueleto de la ponencia.

Agrupa la información que contenga el mismo mensaje y organiza la información que vas a querer mostrar.

Es posible que tengas ya un documento con este esquema preparado. ¿Sabes que puedes partir de este para sacar las ideas clave y hacer un esquema de tu presentación casi sin esfuerzo?  Cómo pasar de Word a PowerPoint en minutos 

Ten clara la idea central de la charla. Y haz que toda la presentación gire en torno a ella.

Busca ejemplos o casos reales en cada tema para que tu charla sea más experiencial y real para ellos. Una vez hecho esto, busca el “mensaje visual” que podrías dar para cada concepto. Es decir, intenta dibujar cada mensaje, esto hará que clarifiques mucho las ideas a exponer.

Personaliza todo lo que puedas tus contenidos, para que puedas conectar con éxito con tu audiencia

Estructura de la presentación

Ahora que ya tienes los elementos que quieres mostrar a tu audiencia, y los mensajes que quieres transmitir, ha llegado el momento de ponerlos en orden para plasmarlos en la presentación.

Cualquier tipo de ponencia tiene 4 elementos básicos:

• Título
• Comienzo
• Cuerpo
• Conclusión

Título de la charla

El gran olvidado en muchas ocasiones, el título puede ser un factor decisivo a la hora de que la gente asista o no a la ponencia.

El título debe ser corto, concreto y llamativo, y a la aclarar el propósito de la ponencia. Casi nada, ¿verdad?

Intenta buscar un título que sea atractivo y que suscite la curiosidad.

Comienzo

Sí, antes de desarrollar el tema añade esta parte tan importante. En esta sección debes cautivar el interés de la audiencia y dar una visión general del tema.

Comienza tu ponencia con un dato llamativo, una imagen sugerente, un vídeo vinculado con el tema de la exposición, una cita célebre, una pregunta…

Busca, y pierde el tiempo necesario en esta parte, ya que muchas veces el comienzo de la ponencia es el que determinará si te harán caso el resto del tiempo.

Tenemos demasiados factores de distracción actualmente, y necesitas captar esos primeros minutos de atención de la audiencia.

Cuando ya hayas captado su atención, si es necesario preséntate, pero no lo hagas antes por favor, no es necesario, primero haz que se “queden” contigo y luego ya les dices quien eres.

Cuerpo de la charla

Ahora sí, recuerda cual es el objetivo y el mensaje de tu ponencia y expón los conceptos que hayas preparado.

Ojo!, ten cuidado con el exceso de información. Expón grandes datos, sólo con la información necesaria, para explicar el mensaje ya estás tú. No llenes las diapositivas de texto en modo documento de word.

Haz una exposición sencilla, que gire en torno al mensaje que quieres transmitir y apóyate de elementos visuales que ayuden a que tu mensaje llegue.

Conclusión

Ha llegado el moento de finalizar la presentación y volver a recordar tu mensaje principal.

Termina con fuerza.

Si quieres que tu audiencia haga alguna acción, es el momento de pedirlo.

La presentación en PowerPoint (o la herramienta que uses para presentar)

Lo queramos o no, nos guste más o menos el PowerPoint o similares, está claro que la presentación es una parte muy importante de la ponencia.

Puede que uses PowerPoint, o Keynote o cualquier otra herramienta de presentaciones para apoyar tu charla, pero lo hagas con lo que lo hagas, las reglas son las mismas:

Usa pocas palabras, en tamaño grande y legible para todo el público.

No te excedas con los textos, no pretendemos que nadie se ponga a leer la presentación.

Apoya las ideas con imágenes, datos visuales, gráficos, etc. Eso de que una imagen vale más que mis palabras lo sabemos todos ya.

• Usa los elementos visuales para exponer con muy poco texto, y explica tú el mensaje.
• Haz preguntas en pantalla que contestarás tú en la exposición.
• Huye de las listas de viñetas, por favor, puedes ser un poco más original y estructurar la información sin necesidad de ellas. ¿Necesitas ideas? Aquí te dejo unas cuantas: 9 Alternativas a los bullet points 
• Usa cada diapositiva para tranmitir un único mensaje, no sobrecargues de información las slides o no conseguirás transmitir lo importante.
• Usa imágenes de calidad.
• Usa el diseño en tu favor: no uses demasiados colores ni demasiadas tipografías. Simplemente haz que contrasten y que tu mensaje sea visible y legible. Si necesitas ayuda con los colores, aquí te explico cómo usarlos correctamente y qué herramientas te pueden ayudar: Cómo usar el color en las presentaciones 

También te puede interesar:

6 errores de PowerPoint que no puedes cometer 

Principios básicos de diseño para hacer presentaciones de PowerPoint 

10 trucos de PowerPoint que debes conocer 

La exposición ante el público

Este punto es importantísimo.

Si echas un vistazo a los discursos de grandes oradores, verás que la presentación es sólo un apoyo a la exposición que hace el presentador.

Cuando vayas a hablar en público ten en cuenta unos consejos básicos:

• No uses lenguaje técnico ni “palabros” que no entiende nadie.
• Habla directamente a tu público, están ahí para escucharte.
• Practica mucho en casa y mide los tiempos para no llevarte sorpresas. ¿Sabes que esto puedes hacerlo directamente sin salir de PowerPoint y de una manera muy sencilla? Si te interesa saber cómo te lo explico aquí: Presentación con diapositivas: ensaya, graba y usa la vista moderador 
• Relájate y actúa con normalidad.

¿Te pones nervioso al hablar en público? ¿Necesitas algunos trucos? Trucos y técnicas para hablar en público sin nervios

Y después de todo esto, ¿qué más puedo añadir? Pues que mires como lo hacen los grandes profesionales de los que se aprende muchísimo.

Puedes ver las charlas TED, slideshare o algunos grandes discursos de la historia. Y además no dejes de leer los blogs de expertos en comunicación que siempre te darán nuevas ideas para mejorar tus presentaciones.

Mejores charlas TED

Si necesitas inspiración, las charlas TED son un filón para encontrarla.

No creo que haga falta que lo explique, pero por si acaso te he pillado despistado:

Las siglas TED son: Tecnología, Entretenimiento y Diseño

Estas charlas han pasado a la historia por sus mensajes contundentes de lecciones de vida, hallazgos o sugerencias alrededor de muchísimos: política, negocios, religión, ciencia, física, matemática, desarrollo, entretenimiento, entre otros.

Son espectaculares y corres el riesgo de quedarte enganchado mientras las ves.

Si quieres empezar por algún sitio de todas las charlas que puedes encontrar yo lo haría por estos dos:

La primera es la explicación de Chris Anderson acerca de cuáles son las grandes patas de nuestra presentación:

• Limita tu charla a una idea.
• Ofrece a la audiencia una razón para atenderte.
• Construye la idea con conceptos que tu audiencia entienda.
• Haz que valga la pena compartir tu idea.

La segunda es la lista de reproducción oficial de TED Talk Guide. Una lista de las conversaciones mencionadas en TED Talks: la guía oficial de TED para hablar en público.

Hayas leído la guía o no, esta playlist de charlas TED seguro que no te deja indiferente:

Además, te recomiendo que eches un vistazo al Manual del Orador.

En este manual puedes encontrar los principios básicos para hacer una buena ponencia:

• Familiarízate con el formato.
• Desarrolla una idea.
• Elabora un esquema y un guion.
• Crea diapositivas.
• Da la charla.
• Saborea el éxito.

Te lo puedes descargar aquí: Manual del orador de TED

Y también te recomiendo que veas esta otra:

Persuade con tu voz. Estrategias para sonar creíble

Y si tu problema está en cómo preparar la presentación, no te preocupes, en este curso gratuito que he preparado te explico paso a paso cómo debes enfocarla desde el principio para que tu ponencia sea espectacular.

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