Supongo que estarás cansado de leer que Jeff Bezos ha prohibido el uso del PowerPoint en sus presentaciones. Si no lo has leído puedes echarle un vistazo aquí
 
Pues yo no sé tú, pero mi opinión es que Jeff Bezos se equivoca. Sí, creo que no porque lo diga un hombre importante tiene que tener razón.
Echarle la culpa al PowerPoint de que tu presentación sea un asco es como echarle la culpa a tu coche cuando tienes un accidente porque ibas distraído.
 
¿Y por qué usar PowerPoint te preguntarás si hasta Jeff Bezos lo ha prohibido en sus presentaciones?
Pues porque como todas las herramientas, si le sabes sacar el provecho adecuado, puedes conseguir verdaderas maravillas con él.
 
PowerPoint parece que aburre, que es feo, y últimamente se ha demonizado su uso.
 
Yo, sinceramente, a lo largo de mi vida lo he usado para casi todo:

  • He presentado currículos originales para que destacasen del resto
  • También he creado presentaciones dinámicas que convertidas en vídeo me han servido para educar en nuevas herramientas
  • Preparado presentaciones de trabajo muy impactantes
  • He creado tutoriales con índices dinámicos para que el usuario pueda navegar a su antojo una vez convertidas en pdf.
  • Me he creado mis propios fondos que luego he usado para presentaciones, imágenes o álbumes de fotos
  • Me creo las imágenes que uso en las redes sociales
  • He creado infografías
  • Incluso últimamente he dibujado con PowerPoint

 
En realidad yo creo que con PowerPoint y un poco de práctica se pueden hacer muchas más cosas de las que crees, sólo es cuestión de un poco de práctica.
 
¿La gran ventaja que yo le encuentro?
 
Que controlando a fondo esta herramienta puedes usarla para muchísimas cosas sin necesidad de aprender muchas herramientas distintas.
 
Además es muy sencillo de integrar con el resto de Office y convertir a múltiples formatos sin casi esfuerzo: imágenes, vídeos, pdfs, etc.
 
Sí, estoy de acuerdo con que una imagen hecha con Photoshop tendrá mucha más calidad, pero la curva de aprendizaje de estas herramientas es enorme, sin contar que además son herramientas de pago y PowerPoint casi todo el mundo lo tiene instalado en su ordenador.
 

¿Más ventajas de PowerPoint?

  • Te permite hacer presentaciones en remoto
  • También puedes ensayar y medir los tiempos
  • Además puedes incorporarle una explicación narrada de la presentación
  • Tiene animaciones que no creerás que están hechas con un programa tan «soso» de presentaciones

   
Aquí te dejo unos cuantos ejemplos para demostrarte que existen buenas presentaciones en PowerPoint.

¿Cómo hacer buenas presentaciones?

Creatividad, diferenciación, valor añadido, con tanta competencia como hay hoy en día es necesario que si haces una presentación te recuerden, pero que te recuerden como quieres, con el mensaje que quieres transmitir.

Si lo piensas bien, todo en esta vida es marketing y publicidad, da igual para qué, pero siempre “vendes” algo, y si consigues ser lo suficientemente bueno (planificación, creatividad) como para que te recuerden, tienes la mitad del camino andado.

De nada vale recordar ese anuncio tan chulo que no sabemos muy bien qué vendía.

De nada sirve presentar un curriculum igual que el resto.

De poco sirve dar una charla si cuando la gente sale de ella no se lleva al menos una buena idea en la que pensar o de la que conversar.

Tienen que recordarte: a ti y a tu presentación, y con ello el mensaje.

MENSAJE

No haces presentaciones para pasar el rato, ¿verdad? Seguro que persigues algún objetivo con ellas.

Pues de eso va este post, de cómo hacer una presentación que realmente te haga conseguir el objetivo para
el que la has hecho.

OBJETIVO

Estamos cansados de ver presentaciones de venta hechas en serie, sin ninguna gracia, sin nada que nos
haga acordarnos del producto que nos están vendiendo ni por qué deberíamos comprarlo.

Tienes que saber que “Te gusta conducir” y además quieres conducir un BMW.

¿Serías capaz de reproducir el gesto de esta campaña? Buena, ¿eh?

RECUERDO – CREATIVIDAD

Cansados de charlas en las que la presentación no es más que un montón de letras juntadas a base de
bullets y bullets porque alguien ha preparado la charla sin ninguna motivación ni interés. Normal que la gente se duerma.

Con tanta información como nos perpetra, debemos conseguir que la información que transmitiros nosotros
ocupa un pequeño lugar en la memoria del oyente y que se quede ahí, hemos de darle un motivo para que la retenga después de irnos.

MEMORIA

Para esto es importante saber con quién hablas, a quién expones, qué le motiva en su día a día, por qué
te va a escuchar.

AUDIENCIA

No me enrollo más, tiempo habrá de texto, quédate sólo con las grandes palabras de esta introducción:

MENSAJE – OBJETIVO – RECUERDO –AUDIENCIA – MEMORIA

Y con los conceptos que nos ayudarán

CREATIVIDAD – PUBLICIDAD – MARKETING – VALOR AÑADIDO

No son palabras sin más de una presentación de consultoría, son las que darán forma a la idea que llevas
en la cabeza y conseguirán que tu presentación sea memorable.

Desde como analizar a tu audiencia, como crear slides potentes, como aplicar la mejor estructura de tu
presentación y los mejores trucos de comunicación visual, hasta como controlar los nervios el día de tu presentación.

¿Cómo hacer una presentación de PowerPoint?

Tenemos que revisar unos puntos clave para crear presentaciones impactantes:

  1. Necesitas planificar antes de actuar
  2. Necesitas estructurar lo que vas a decir, a quién se lo vas a decir y con qué objetivo
  3. Debes cuidar el diseño y usar debidamente los elementos multimedia.
  4. Y por último tienes que hacer una buena presentación

Cómo no hacer una buena presentación – Errores

Antes de ponernos a ver cómo se deben hacer las cosas, creo que es necesario tener claro cómo no se
tienen que hacer. De esta forma sabremos de lo que huir.

Ya sabes que siempre es más sencillo saber lo que no quieres que saber lo que quieres, por lo que creo que será mejor que antes de meternos en lo qué debemos hacer tengamos claro lo que NO hay que hacer.

Además, ya sabemos todos que una imagen vale más que mil palabras….

  • Seth Godin dijo que “Prácticamente todas las presentaciones son una mierda”.
  • Jeff Bezos ha prohibido el uso del PowerPoint.
  • Todos conocemos el término muerte por PowerPoint.

Pero no es justo culpar a la herramienta del mal uso que hacemos de ella.

Es cierto que hay presentaciones horrorosas, pero también es cierto que eso depende de ti, no de la herramienta.

Vamos a ver qué cosas no debemos hacer en las diferentes fases de una presentación: estructura, diseño y presentación.

 

No cuidar la ortografía

Cometer faltas de ortografía en la presentación de PowerPoint te hará perder credibilidad. Un simple error puede dar la imagen a tu audiencia de que no has cuidado lo que ofreces.

 

Repartir una versión en papel de tu presentación

No entregues una versión en papel de tu presentación al comenzar la charla. El público empezará a ojearla y se olvidará de ti.

  

Caer en la monotonía

Necesitas dar ritmo a la presentación.

Contrasta las diapositivas para dar ritmo. Puedes insertar diapositivas con una ilustración o en blanco para hacer una pausa.
 

No poner un buen título

No prestar atención al título de la presentación.

Va a estar en pantalla un rato mientras empiezas, quizás deberías plantearte darle la importancia que tiene, ¿no?

En el título se resume el propósito de tu presentación.

 

Comenzar mal

Tienes unos pocos segundos para captar la atención de tu audiencia.

El comienzo de tu presentación tiene que ser potente para que “se queden” contigo.

Lanza una pregunta, da un dato impactante, muestra una imagen sorprendente, cuenta una historia personal, …

 

No preparar la presentación

Prepara la presentación minuciosamente y después ensáyala. No dejes nada a la improvisación.
 

Concluir con un “gracias”

La última diapositiva es una de las que quedará grabada en la memoria.

Resume tus ideas, llama a la acción. Deja un buen sabor de boca.

 

Dar demasiada información

Tengamos claro para lo que sirve PowerPoint.

No es un documento de texto, esa no es su finalidad. ¿O acaso usas Word como hoja de cálculo?

El primer error que se comete en las presentaciones es intentar explicar en las diapositivas todo lo que vamos a
decir.

PowerPoint no sirve para eso, es un apoyo visual para lo que vas a decir, no es para reproducir tus palabras.

Si estás pensando en enviar después la presentación y quieres que sea autoexplicativa tienes otras opciones mejores que llenar las diapositivas de texto:

  • Puedes acompañar la presentación con un documento que la explique
  • Puedes grabar el audio en la presentación y que así sea entendible.

Leer la presentación

Ten en cuenta que el éxito de tu presentación en powerpoint no depende únicamente del pase de diapositivas (que es sólo un medio)

Si se trata de leer las diapositivas, no hace falta que vengas.

 

Bullets y niveles

Crear diapositivas parecidas a la lista de la compra.

¿cuántas presentaciones recuerdas sin la presencia de viñetas? Pocas, seguramente, por no decir ninguna.

Si abusas de las listas corres el riesgo de que:

  • Abuses del texto
  • Las acabes leyendo
  • No se acaben de ver bien
  • Aburren

Evita que la lista sea mayor de tres en una misma diapositiva.

 

Tipografías sin control

Evita :

  1. Usar varios tipos de letra en la misma diapositiva o presentación (como máximo, dos tipos de letra).
  2. Usar un tamaño de letra demasiado pequeño. Si la última fila de tu auditorio no puede leer tus diapositivas, has fallado estrepitosamente.
  3. Escribir todo en mayúscula, negrita, subrayado o cursiva. Si todo es importante, nada es importante.
  4. Usar una letra demasiado pequeña. Usa un mínimo de 28 porque si no es posible que no sea legible por los asistentes.
  5. No cambies los colores de las fuentes sin criterio. Usa el contraste para resaltar aquello en lo quieras aumentar la atención.
  6. Confundir el texto con el fondo. A veces los fondos son tan llamativos que el texto que se escribe sobre el mismo se convierte en prácticamente ilegible.

Colores de feria

No hagas esto:

  1. Usar más de tres colores en la misma diapositiva.
  2. Usar más de tres colores en toda la presentación
  3. Elegir fondos demasiado llamativos que entorpecen la lectura.
  4. Usar colores brillantes que provoquen confusión e incluso sangrado de ojos.

Fondos horrorendos

Discúlpame la palabra, no existe es cierto, pero no puedo evitar pensar en fondos Horrendos y
Horrorosos y me ha salido ese palabro.

No uses fondos llenos de colores, de líneas; debes permitir que se pueda leer el texto

 

Imágenes de poca calidad o deformadas

Esto es de lo peor sí, te descargas una imagen y de repente vas y la estiras sin miedo para que ocupe lo que tú necesitas. Resultado: una imagen deformada que ataca a la vista.
Incluso he llegado a ver alguna imagen con marca de agua, ¿en serio?
Imágenes pixeladas, recortadas, desproporcionadas, deformadas, con bordes dentados…
Si necesitas imágenes para tus presentaciones, te dejo 39 sitios dónde puedes hacerlo.
Además, cuando vayas a usar las imágenes en tus presentaciones te puede venir bien este post: Cómo poner imágenes en formas
 

Abusar de las animaciones

 PowerPoint tiene muchos efectos visuales en los que es fácil caer. Pero no te pases, úsalos con moderación o marearás a tu audiencia.
Ojo, también es posible usarlas bien, mira este ejemplo de la presentación del iphone.
 
Simplemente, usa el sentido común antes de usarlas en exceso. Podemos incluir animaciones en nuestras presentaciones, pero siempre y cuando que estas animaciones aporten algo al mensaje
 

Usar plantillas preinstaladas en PowerPoint

¿El solo hecho de que estén llenas de bullets no te hace pensar que lo mismo no son adecuadas?
Create tus propias plantillas o en su defecto usa algunas prediseñadas pero que merezcan la pena.
Si quieres aprender a crear una plantilla propia, te dejo un post de mi blog donde hablo de ello: Cómo crear una plantilla paso a paso.
Y si prefieres descargártelas, en este otro te dejo varios sitios con plantillas muy originales y bien diseñadas: Dónde descargar plantillas originales (y gratis)

 

Gráficos saturados

Usar gráficos llenos de datos, con exceso de información y demasiado color sólo consiguen marear la
vista y no permitir extraer los datos adecuados.

Simplifica los gráficos, quita todo aquello que no aporta y usa el contraste para marcar lo que quieres resaltar.

 

No dejar espacios vacíos

Deja espacios en blanco, que la diapositiva respire.

La atención humana no se puede concentrar en tantas cosas a la vez, reduce lo que pones en cada diapositiva. Deberías seguir el criterio una diapositiva una idea.

 

No alinear

Alinear las cosas arbitrariamente: imágenes y texto aparecen sin orden. La impresión es de
desequilibrio mental.

Alinea los elementos, usa grids para colocar los elementos en la diapositiva, no dejes que todo quede como “dejado caer”.

 

errores de power point

Pasos para crear una presentación en PowerPoint

Veamos qué pasos debemos dar para crear una buena
presentación ahora que ya hemos visto las cosas que no debemos hacer.

Si quieres crear una presentación que no mate de aburrimiento y surja algún efecto en quien te va a
escuchar, vamos a ver qué pasos tenemos que dar hasta llegar a eso.

Antes de abrir el PowerPoint (o el software que utilices) es importante que cojas lápiz y papel, cierres el ordenador y pienses.

 

Piensa qué vas a contar en la presentación y por qué

Como hemos comentado, es necesario planificar antes de actuar, por lo tanto lo primero que tienes que hacer es cerrar el ordenador.

Es importante que sepas qué mensaje quieres transmitir y a quién se lo vas a transmitir antes de ponerte a crear la presentación.

Anteriormente ya te expliqué cómo hacer esto, pero si no lo recuerdas puedes volver a leerlo aquí: Planificar una presentación


Estructura de la presentación

pasos de una presentacion en power point

Título de la presentación

¿por qué le damos tanta importancia a los títulos de las noticias o a los de los post de un blog y pasamos totalmente del título de una presentación?

Vale, si es un informe con un formato definido no podremos hacer mucho, pero de no ser así, ¿por qué no intentamos vender nuestro libro desde la portada?

 

Comienzo de la presentación

El comienzo de una presentación es lo más importante, tienes entre 60 y 90 segundos para captar el interés de tu audiencia y que no se pongan a pensar en otra cosa.

Piensa que a día de hoy tienes que ser más interesante que todas las notificaciones de su móvil (ahí es nada).

Así que no empieces a presentar datos sin más ni pongas una diapositiva llena de contenidos, NO, busca que se queden contigo el resto de la presentación, dales un toque de atención.

¿Ycómo haces eso? ¿Cómo comenzar una presentación?

 

Te dejo unas ideas para captar la atención de tu audiencia:

  • Cuenta una historia o una anécdota, pero cuenta una historia breve, interesante y que tenga que ver
    con tu presentación.
  • Haz una pregunta abierta que suscite su interés. Recuerda que conoces a tu audiencia y sabes qué le preocupao cuáles pueden ser sus “puntos de dolor”. Se trata de hacer una pregunta retórica que invite a la reflexión y los involucre, no de que contesten en el momento. Ya habrá tiempo para la participación.
  • Revela un dato impactante, una estadística sorprendente.
como hacer una buena presentacion en powerpoint
  • Empieza con una imagen, ya sabemos de sobra que “una imagen vale más que mil palabras” y que en realidad es así, así que intenta dejar huella con la imagen con la que abras.
  • Usa una cita de un personaje famoso. Te va a dar credibilidad. Por ejemplo, si estás hablando del
    exceso de diseño, colores y demás en las presentaciones, porque no empezar con una diapositiva como esta?
como hacer una  presentacion en powerpoint
  • Comienza con un vídeo. Busca un vídeo que tenga que ver con tu presentación. El vídeo puede transmitir rápidamente el mensaje y tocar las emociones del espectador. Usa trozos de películas
    famosas, coge esa frase que todo el mundo recuerda y empieza con emoción tu presentación. ¿No crees que si yo fuera a dar una charla motivacional no tendría a la audiencia más dispuesta si comenzara con este vídeo?

 

¿Qué te parece? Mejor que empezar soltando el rollo, no?

como hacer una buena presentacion

Desarrollo de la presentación

Para esta parte no puedo más que basarme en mi biblia “El arte de presentar”. No
creo que yo sea capaz de explicarlo mejora, así que os resumiré en qué consiste:

¿Que se necesita para crear un PowerPoint que llegue a tu audiencia?

Hay que lograr un equilibrio entre el entendimiento y la emoción, por lo que hay que
incorporar:

  • Afirmaciones (plano del saber). Las afirmaciones son tus ideas clave.
  • Evidencias (plano del creer): las evidencias son las que van a dar credibilidad a tus
    afirmaciones con datos y hechos concretos
  • Ilustraciones (plano del sentir): son el puente entre lo lógico y lo emocional. Pueden ser
    historias, anécdotas, casos de éxito, etc.
  • Participación (plano del hacer): interactuar con la audiencia con preguntas abiertas, anímalos a
    participar y conseguirás más conexión con ellos

Un truco: si durante la presentación necesitas que la audiencia deje de mirar la presentación y te haga caso a ti, usa la tecla “.” (punto) para poner la pantalla en blanco.

Cierre de la presentación

Cierra igual que empezaste: sorprende y vuelve al mensaje.

Resume la presentación y mételes en la cabeza el mensaje, que lo recuerden.

Tienes que hacerlo inolvidable y es tu última oportunidad.

 

 

 

Utiliza técnicas de persuasión

Genera confianza y credibilidad en tu audiencia.

Recuerda conocer bien a tu audiencia para poder aplicar estas técnicas claro.

  • Usa testimonios porque hacen más creíble lo que estás contando
  • Utiliza imágenes de calidad para entrar por sus ojos. Somos visuales y recordamos mejor las
    imágenes.
  • Utiliza citas de personajes célebres porque dan autoridad (ya lo hemos menciona en el comienzo
    de la presentación)
  • Usa gráficos y datos. Generarás credibilidad.
  • Repite la idea central muchas veces

Aprovecha el efecto de ilusión de verdad que dice que las personas se muestran más inclinadas a calificar como verdaderos aquellos enunciados que ya han oído anteriormente.

  • Emociones; toca las emociones de tu audiencia. Es más fácil que recuerden lo que les
    hiciste sentir que lo que dijiste. Consigue que esa sensación juegue a tu favor.

Haz la presentación menos lineal

Seguimos pensando que Prezy es más moderno, con otras características en el modo presentación que no tiene PowerPoint y dejamos que nuestra presentación sea línea, sin gracia, o con animaciones espantosas.

 

Haz tu presentación KISS (Keep it simple stupid)

El principio KISS mantiene que las cosas funcionan mejor haciéndolas simples, así que no te compliques, si dudas, simplifica.

como hacer una presentación

Diseño de la presentación

Ahora que ya tienes claro lo que quieres decir y cómo lo quieres decir, es el momento de abrir el ordenador y aplicar una serie de normas para hacer bien tu presentación.

Lee este post para conocer los principios básicos de diseño que debes considerar.

Principios básicos de diseño que debes usar al preparar tus presentaciones en PowerPoint

Y sería interesante que te crearas tu propia plantilla para poder reutilizarla a futuro. Si no sabes cómo hacerlo aquí te lo explico:

Cómo crear una plantilla de PowerPoint paso a paso

Aunque si no te ves con fuerza para crear la tuya propia hay un montón de plantillas de PowerPoint que puedes descargar sin necesidad de usar las que trae de serie el PowerPoint.

Te dejo unos cuantos ejemplos aquí:

Dónde descargar plantillas de PowerPoint originales

Presentación: cómo hablar en público

Y ahora que ya tienes lista la presentación sólo queda: presentarla!!!

Esta parte es especialmente importante, porque además muchas veces tenemos miedo a hablar en público y ese miedo nos puede llevar a no comunicar bien el mensaje que queremos transmitir.

Si quieres quitarte ese miedo, aquí te dejo unos consejos prácticos para hablar en público.

hablar en publico sin miedo

Y si te quedas con ganas de más, aquí te dejo unos cuantos blogs en los que puedes seguir aprendiendo a mejorar tus presentaciones.

27 blogs para aprender PowerPoint

i love powerpoint

Aprende PowerPoint

Si necesitas aprender PowerPoint accede ahora al curso gratuito por email donde te daré las pautas básicas para que hagas unas presentaciones impactantes.

Cómo hacer una buena presentación en Power Point
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